Você já ouviu falar da ferramenta 5 porquês? Pelo sim ou pelo não, nós iremos compartilhar com você do que se trata os 5 porquês e como usar essa ferramenta na sua empresa. Fique conosco até o fim e boa leitura!
Também chamada de 5-Why, a ferramenta 5 porquês é uma metodologia da qualidade para identificação de causas de problemas de forma simples. Foi criada na década de 1930, no Japão, por Sakichi Toyoda, executivo da conhecido como o pai da revolução industrial japonesa.
Trata-se de uma solução que pode contribuir para que uma empresa consiga atingir rapidamente seus objetivos, por exemplo, aumentar sua eficiência e reduzir custos.
Devido a sua eficiência, a metodologia dos 5 porquês está entre as melhores ferramentas para identificação de causa raiz. Essa técnica também se tornou popular por sua simplicidade, pois ela tem como metodologia questionar algo (processo, técnica etc.) com o objetivo de encontrar agilmente o agente causador do problema.
A solução dos 5 porquês funciona como um método para avaliar detalhadamente cada conjunção de problema, o que permite traçar um plano de ação preciso para resolver a situação. Nesse sentido, ela atua como um agente identificador que foca na análise de causas e efeitos.
A análise de causa raiz, feita por meio da metodologia dos 5 porquês, revela qual é a verdadeira causa raiz do problema, que é o fator que levou a ocorrência do erro ou conjunto de erros.
Encontrar a raiz é fundamental para solucionar um problema, uma vez que a eliminação ou resolução dessa causa é o único fator capaz de impedir que o transtorno continue ocorrendo. Consequentemente, contribui para que uma organização se torne mais eficiente e produtiva.
Quando usar os 5 porquês? Exemplo prático
A ferramenta dos 5 porquês possui ampla abrangência, podendo ser usada em qualquer dentro de uma instituição.
Sendo assim, a versatilidade dessa metodologia permite que ela seja utilizada sempre que um problema surgir, independente de sua causa.
No entanto, em alguns casos, pode ser preciso “mais” ou “menos” “por quês” para chegar à causa raiz do problema. Em problemas complexos, encontrar a causa pode ser mais demorado. Já em situações simples, as respostas são mais fáceis de identificar.
Veja, logo abaixo, um exemplo prático:
Problema: Houve atraso nas entregas das demandas nos últimos meses.
1. Por que houve atraso nas entregas?
Reposta: Após a apuração, foi constatado que o atraso no processo está no setor X, que está levando mais tempo do que o plano para cumprir sua parte, comprometendo a operação.
2. Por que a equipe do setor X atrasou suas demandas?
Resposta: A equipe estava sobrecarregada, não conseguindo cumprir os prazos.
3. Por que a equipe estava sobrecarregada?
Resposta: Houve aumento de 25% nas vendas nos últimos meses.
4. Por que o aumento nas vendas influenciou na qualidade de entrega desse setor?
Resposta: Porque todos os colaboradores já estavam trabalhando em sua capacidade máxima antes do aumento das vendas, e agora o número de pessoas não dá conta de todas as demandas em tempo hábil.
No exemplo apresentado, em 4 porquês foi possível chegar à raiz do problema, que é a sobrecarga da equipe, que está trabalhando com menos integrantes que o necessário. Nesse caso, o gestor pode, como solução, contratar mais profissionais para completar a equipe, por exemplo.
Os 5 porquês
